人間は多かれ少なかれ必ずミスをするものです。
ですが仕事でミスが多くなると、周りからの信頼を失ったり生産性が低下してしまうこともあります。
例えば、重要な打合せを忘れてしまったり、認識のズレから誤った連絡や報告をしてしまうなんてことも。
このようなミスが重なると、自分自身の自信を失ったり、取引先からの信頼や社内での評価を落としてしまうきっかけになります。
ビジネスにおけるヒューマンエラーを極力減らすことが出来れば、生産性も上り充実した仕事ライフになるのではないでしょうか。
住宅業界における工務店さんは様々なタスクを抱えて業務を行っています。
例えば、お客様対応に始まり、集客活動やそれに伴うイベント、発注作業、現場管理、施工スケジュール、アフターフォローまで数えきれません。
膨大な業務量やイレギュラーによる緊急性の高い対応などを一つ一つ管理していくには、しっかりとタスクを整理することが重要です。
ToDoリストと呼ばれるものを活用し、タスクをリストに書き出すことで、頭の中を整理して頭の中で管理する必要が無くなります。
リストを確認することで忘れを防ぐことができ、リスト化することでタスクの優先順位をつけやすくなります。
ではリストを作成するタイミングはいつにするのか。
それは朝の業務前もしくは前日の終わりに作成する習慣をつけましょう。
リストが出来たら次にタスクの優先順位を考え、重要度と緊急度に基づいて決めていきます。
ポイントは最も重要なタスクから取り掛かることです。
大きなタスクは細かく分解することが出来れば業務が取り組みやすくなります。
例えば、「資料作成」「打合せの準備」「現場確認」のように細分化することができます。
ToDoリストの効果を実感するためには、習慣化し日々のタスクを確実にこなすことが重要です。リストを見直し、達成感を味わうことでモチベーションにもつながります。
もう一つ、自身の環境を整えることも重要です。
社内のデスクや会社全体の作業環境を整えることも、ミスを防ぐ手段の一つです。整った環境で作業を行うことで、集中力が高まり、ミスが減りやすくなります。
常にデスクを整理整頓し、必要なものだけを置くようにし、物が散らかった乱雑なデスクにならないようにする事を意識します。
必要な書類や資料はきれいにまとめてすぐに取り出せるように整え、デジタルツールも上手に活用することで整理整頓がしやすくなりますね。
ヒューマンエラーを防止する観点からも快適な社内環境作りは大事です。
照明やデスクのレイアウト、快適な作業環境を整えること。疲れにくい椅子やデスクを選ぶことで、長時間の作業も快適に行えます。
作業環境を整えることで、仕事効率がUPし、初歩的なミスの発生を防ぐことができます。また、快適な環境はストレスを軽減し、仕事への集中力を高めます。
来社したお客さまや協力業者さんにもきっちりとしている印象を与え仕事にもいい影響を与えるでしょう。
これらの対策を継続的に取り組むことで、仕事の質を改善させ一人一人自信を持って業務に取り組むことができるのではないでしょうか。
ミスが減ることで、職場での信頼も高まり、評価も向上します。また、効率的な仕事の進め方が身につくことで、ストレスが軽減され、充実した職場生活を送ることができます。
多忙な業務により時間をつくれない方はあらかじめ決まった時間を自身で決めて、日々の習慣や環境を見直すための環境をつくってしまうことが重要です。
ToDoリストの活用、タイムブロッキングの導入、ダブルチェックの習慣化、メモの活用、環境の整備といった具体的な対策案はたくさんあります。
1つずつ実践してみることで、自分に合った方法を見つけることが大切です。
最初は少しずつでも、継続することで大きな成果が得られるはずです。さあ、今日から実践して、ミスのない仕事を目指しましょう。
